Cómo decidir la compra de un ERP
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Cómo decidir la compra de un ERP y un sistema desarrollado a medida

Muchas veces un empresario se pregunta cuánto acompaña su organización a la tecnología actual, como así también, cuál es la tecnología que puede incorporar y más cercano aún, si está en condiciones de mejorar su estructura tecnológica. Por demás está decir que los beneficios son tangibles en el corto plazo. Algunos más que otros naturalmente.

Vivir en contextos VICA (volatilidad, incertidumbre, complejidad, ambigüedad) implica estar pendiente a cualquier cambio y el impacto que esto genera. Las organizaciones deben estar preparadas. Esta fortaleza, no necesariamente es económica, puede que, ante un contexto económico poco favorable, se logre gran cantidad de resultados tomando las decisiones adecuadas. Para esto es fundamental contar con información proveniente de un sistema confiable y consistente.

¿En cuántas oportunidades nos encontramos con la situación de no saber los costos y la contribución marginal de los productos? O simplemente la pregunta ¿estamos creando valor o lo estamos destruyendo? Pareciera tan simple saber la respuesta, pero en contextos VICA puede ser relativo. Muchos factores influyen.

Una forma práctica y rápida de tener instrumentos de medición es la incorporación de un ERP (sistema integrado de gestión), que permita reunir todos los datos de la empresa y de manera práctica proveerla oportunamente para la toma de decisiones.

Cuando vamos a comprar un sistema nos encontramos con muchísimos tipos y variedades. La primera distinción es “enlatado” o “a medida”.

El primero mantiene un nombre poco atractivo y la sensación de forzar al usuario a hacer las cosas como un aparato lo indique.

En cambio, el segundo es más alentador y no solo por el nombre que lo caracteriza. Hace sentir al comprador que es único, especial, alguien que merece un traje confeccionado por el sastre; no así ese traje usado, alquilado en la tienda del barrio.

Entonces, no solo estamos lidiando con un contexto VICA y todo lo que ello conlleva, sino que, al adentrarnos al mundo de los sistemas, la primera pregunta nos deja pensando durante meses qué hacer, a quién consultar, quién puede ser de fiar… y mientras tanto, el tiempo pasa y la información no llega de manera oportuna, las decisiones se van tomando con “lo que se tiene”.

Antes era común que el empresario tuviera toda la información en su cabeza, pero esa generación se está agotando y los que vienen atrás no acostumbran a retener demasiado todos los números (Ej. los números de teléfono de nuestros allegados están en el celular, no así en una agenda y mucho menos en nuestra memoria). Por consiguiente, se requiere sistematizar la organización y decidir con información concreta y oportuna.

Entonces, ¿cómo resolvemos la pregunta inicial sin desbordarnos?

En primer lugar, hay que convencernos que la forma de administrar las operaciones de una compañía es muy similar de una a otra. Ejemplo, revisar la salud financiera para analizar una línea de crédito, puede tener gran cantidad de similitudes de una empresa a otra; de igual manera con: la contribución marginal de los productos, análisis de cuentas corrientes, evolución de la facturación, ránking de ventas, plazo promedio de pago y cobro, cash flow, estado de resultados, etc. Por consiguiente, realizar un sistema “a medida” para estos temas generales, nos llevaría a gastar mucho dinero y tiempos en creaciones que ya existen al alcance de un abono mensual y para algunos casos menores podemos decir que se pueden adaptar a sistemas gratuitos que se encuentran disponibles en la web. Siendo así el ambiente actual, ¿cuáles serían motivos válidos para desarrollar sistemas desde cero? Básicamente, en los casos donde los procesos de negocios sean tan específicos que ningún software disponible contenga tales requerimientos. Lo que es fundamental en estos casos, es poder determinar qué desarrollar y qué no. Por lo mencionado precedentemente, llegamos a una conclusión fundamental: los sistemas “a medida” y los “enlatados” pueden ser complementarios y no sustitutos en la gran mayoría de los casos. Esto permite dar mayor flexibilidad a la incorporación de tecnología en la empresa porque lo que es estándar se resolverá con un ERP y los procesos específicos de la compañía, donde tal vez se encuentren sus ventajas competitivas, serán enfocados con un software que resuelva sus particularidades y brinde la información tal y como se pretende a nivel puramente estratégico.

De esta manera la empresa puede ganar mayor competitividad, reducción de costos y tiempos de operación, oportunidad de la información, flexibilidad para adaptarse a los cambios, transparencia, compromiso con visión y misión, motivación a nivel de RRHH con nuevos roles y mayor empoderamiento.

Cualquiera se preguntaría, ¿todo esto puede brindarme la incorporación de un ERP o un ERP + desarrollo a medida integrado? Y la respuesta siempre será que sí, pero dependiendo pura y exclusivamente del proceso de implementación. Los sistemas siempre serán duros, depende de los equipos que se formen, el éxito de la implementación y la mejora continua que la empresa adopte dentro de su cultura de trabajo.

En conclusión, no podemos decir tajantemente que una empresa debe incorporar si o si un ERP porque es más barato, administrable y sustentable en el tiempo. Podemos encontrar casos donde las particularidades del negocio requieran ser cubiertos con un desarrollo a medida que será analizado desde un punto de vista estratégico a los efectos de obtener alguna ventaja por sobre el resto de los competidores. Esta fortaleza puede ser la agilidad para ajustar procesos, velocidad de la información para la toma de decisiones, sustitución de trabajos manuales dando lugar a la automatización de procesos y mejoras en controles fundamentales.

De esta manera se vuelve fundamental y sumamente estratégico contar con un buen proceso de evaluación de software al comenzar el análisis de incorporación de un sistema de gestión. Es una decisión con impacto en todas las áreas de la empresa, vinculada fuertemente con la estrategia y con una medida temporal de largo plazo. Subestimar este proceso de evaluación conlleva grandes pérdidas de tiempo y dinero, como así también una gran desmotivación y frustración de la gente luego de un proceso de implementación poco exitoso.

Muchas veces un empresario se pregunta cuánto acompaña su organización a la tecnología actual, como así también, cuál es la tecnología que puede incorporar y más cercano aún, si está en condiciones de mejorar su estructura tecnológica. Por demás está decir que los beneficios son tangibles en el corto plazo. Algunos más que otros naturalmente.

05 de julio de 2019

Vivir en contextos VICA (volatilidad, incertidumbre, complejidad, ambigüedad) implica estar pendiente a cualquier cambio y el impacto que esto genera. Las organizaciones deben estar preparadas. Esta fortaleza, no necesariamente es económica, puede que, ante un contexto económico poco favorable, se logre gran cantidad de resultados tomando las decisiones adecuadas. Para esto es fundamental contar con información proveniente de un sistema confiable y consistente.

¿En cuántas oportunidades nos encontramos con la situación de no saber los costos y la contribución marginal de los productos? O simplemente la pregunta ¿estamos creando valor o lo estamos destruyendo? Pareciera tan simple saber la respuesta, pero en contextos VICA puede ser relativo. Muchos factores influyen.

Una forma práctica y rápida de tener instrumentos de medición es la incorporación de un ERP (sistema integrado de gestión), que permita reunir todos los datos de la empresa y de manera práctica proveerla oportunamente para la toma de decisiones.

Cuando vamos a comprar un sistema nos encontramos con muchísimos tipos y variedades. La primera distinción es “enlatado” o “a medida”.

El primero mantiene un nombre poco atractivo y la sensación de forzar al usuario a hacer las cosas como un aparato lo indique.

En cambio, el segundo es más alentador y no solo por el nombre que lo caracteriza. Hace sentir al comprador que es único, especial, alguien que merece un traje confeccionado por el sastre; no así ese traje usado, alquilado en la tienda del barrio.

Entonces, no solo estamos lidiando con un contexto VICA y todo lo que ello conlleva, sino que, al adentrarnos al mundo de los sistemas, la primera pregunta nos deja pensando durante meses qué hacer, a quién consultar, quién puede ser de fiar… y mientras tanto, el tiempo pasa y la información no llega de manera oportuna, las decisiones se van tomando con “lo que se tiene”.

Antes era común que el empresario tuviera toda la información en su cabeza, pero esa generación se está agotando y los que vienen atrás no acostumbran a retener demasiado todos los números (Ej. los números de teléfono de nuestros allegados están en el celular, no así en una agenda y mucho menos en nuestra memoria). Por consiguiente, se requiere sistematizar la organización y decidir con información concreta y oportuna.

Entonces, ¿cómo resolvemos la pregunta inicial sin desbordarnos?

En primer lugar, hay que convencernos que la forma de administrar las operaciones de una compañía es muy similar de una a otra. Ejemplo, revisar la salud financiera para analizar una línea de crédito, puede tener gran cantidad de similitudes de una empresa a otra; de igual manera con: la contribución marginal de los productos, análisis de cuentas corrientes, evolución de la facturación, ránking de ventas, plazo promedio de pago y cobro, cash flow, estado de resultados, etc. Por consiguiente, realizar un sistema “a medida” para estos temas generales, nos llevaría a gastar mucho dinero y tiempos en creaciones que ya existen al alcance de un abono mensual y para algunos casos menores podemos decir que se pueden adaptar a sistemas gratuitos que se encuentran disponibles en la web. Siendo así el ambiente actual, ¿cuáles serían motivos válidos para desarrollar sistemas desde cero? Básicamente, en los casos donde los procesos de negocios sean tan específicos que ningún software disponible contenga tales requerimientos. Lo que es fundamental en estos casos, es poder determinar qué desarrollar y qué no. Por lo mencionado precedentemente, llegamos a una conclusión fundamental: los sistemas “a medida” y los “enlatados” pueden ser complementarios y no sustitutos en la gran mayoría de los casos. Esto permite dar mayor flexibilidad a la incorporación de tecnología en la empresa porque lo que es estándar se resolverá con un ERP y los procesos específicos de la compañía, donde tal vez se encuentren sus ventajas competitivas, serán enfocados con un software que resuelva sus particularidades y brinde la información tal y como se pretende a nivel puramente estratégico.

De esta manera la empresa puede ganar mayor competitividad, reducción de costos y tiempos de operación, oportunidad de la información, flexibilidad para adaptarse a los cambios, transparencia, compromiso con visión y misión, motivación a nivel de RRHH con nuevos roles y mayor empoderamiento.

Cualquiera se preguntaría, ¿todo esto puede brindarme la incorporación de un ERP o un ERP + desarrollo a medida integrado? Y la respuesta siempre será que sí, pero dependiendo pura y exclusivamente del proceso de implementación. Los sistemas siempre serán duros, depende de los equipos que se formen, el éxito de la implementación y la mejora continua que la empresa adopte dentro de su cultura de trabajo.

En conclusión, no podemos decir tajantemente que una empresa debe incorporar si o si un ERP porque es más barato, administrable y sustentable en el tiempo. Podemos encontrar casos donde las particularidades del negocio requieran ser cubiertos con un desarrollo a medida que será analizado desde un punto de vista estratégico a los efectos de obtener alguna ventaja por sobre el resto de los competidores. Esta fortaleza puede ser la agilidad para ajustar procesos, velocidad de la información para la toma de decisiones, sustitución de trabajos manuales dando lugar a la automatización de procesos y mejoras en controles fundamentales.

De esta manera se vuelve fundamental y sumamente estratégico contar con un buen proceso de evaluación de software al comenzar el análisis de incorporación de un sistema de gestión. Es una decisión con impacto en todas las áreas de la empresa, vinculada fuertemente con la estrategia y con una medida temporal de largo plazo. Subestimar este proceso de evaluación conlleva grandes pérdidas de tiempo y dinero, como así también una gran desmotivación y frustración de la gente luego de un proceso de implementación poco exitoso.

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