sábado 22 de junio de 2024

Tres beneficios concretos que la tecnología aporta a las pymes

Hacer más y mejor, con orden y control, teniendo la información adecuada para la toma de decisiones, son tres consejos básicos para las Pymes que buscan incorporar tecnología.

La tecnología se volvió el recurso más importante para las organizaciones y así quedó de manifiesto en la pandemia vivida, donde las PYMES que habían invertido lograron sobrellevar esta catástrofe mundial de manera más suave de las que no estaban preparadas. Un ejemplo concreto es la decisión de subirnos a la NUBE o tener un servidor propio, claramente que una u otra situación define el valor que le damos a adoptar la última tecnología y considerar los aspectos cualitativos además del costo beneficio que aporta en forma directa cada solución.

Son muchos los beneficios que podemos detallar en la incorporación de tecnología en las PYMES, pero queremos concentrar en 3 sumamente centrales y que todo empresario debe comprender e impulsar para el desarrollo de su empresa.

Lee además

  1. Hacer más y mejor
  2. Con orden y control
  3. Teniendo la información adecuada para la toma de decisiones

Hacer más y mejor

¿Realmente podemos realizar una distribución de nuestro producto sin tecnología que haga eficiente este proceso?

¿Es posible subirnos a la venta on line sin el ecommerce que apoye este nuevo negocio? ¿Abrir nuevas líneas de fabricación sin un plan de producción y generación de órdenes que puedan medir tiempos y resultados?

¿Es posible que los clientes y vendedores accedan al stock para hacer sus pedidos sin la apoyatura de un sistema de almacenes?

¿Nos imaginamos un circuito de compras con autorizaciones donde los empleados solicitan insumos, el área de compras pide a proveedores, se recibe mercadería, administración controla factura y finanzas genera orden de pago, todo sin un sistema?

Son preguntas disparadoras donde vemos con claridad que contar con la tecnología adecuada de sistemas como ERP, MRP, TMS, WMS, CRM, RRHH, Ecommerce nos ayudarán a hacer todas las operaciones de la empresa totalmente digitalizadas e integradas en una ARQUITECTURA DIGITAL que cada organización debe armar.

Debemos saber que cada negocio define qué soluciones utilizar, no es igual una clínica médica, un hotel, un corralón, una empresa constructora, metalúrgica, molino harinero, etc. El ciclo de vida de la empresa también es importante y define la herramienta adecuada en ese momento.

Generalmente denominamos a estos sistemas como TRANSACCIONALES porque buscan resolver cuestiones específicas de los procesos de una organización.

Dentro de esta categoría podemos encontrar sistemas HORIZONTALES y VERTICALES. Denominamos sistemas horizontales aquellos que son aplicables a cualquier empresa, porque resuelven procesos genéricos como facturación, pagos, tesorería, liquidación de sueldos, contabilidad, etc.

Denominamos sistemas verticales aquellos que nacieron para resolver los procesos de negocios específicos como sistemas sanatoriales, sistemas para el agro, sistemas para frigoríficos, etc.

Según la organización debe analizar que tecnologías son más apropiadas y puede necesitar combinar por ejemplo: Clínica médica necesite un sistema para el manejo sanatorial del paciente, además un sistema para la gestión administrativa financiera contable y un sistema para liquidar sueldos. Estas 3 soluciones serán como mínimo las necesarias para operar y claramente deben estar integrados entre sí.

En otros capítulos explicaremos cada tecnología y hablaremos del Excel como herramienta sumamente extendida en su uso y en muchas ocasiones perjudicial para la empresa.

Con orden y control

¿Podemos desarrollar un negocio de manera desordenada? ¿Sin control?

El desorden nos lleva a tener quejas de clientes, atraso en cobranzas y mal pago a proveedores, desequilibrios permanente en las finanzas, irritación de empleados, sobre costos de intereses por descubiertos, imagen hacia afuera de descontrol y sin claridad de la gestión de la organización.

Una organización desordenada es difícil de controlar. Dueños de una pyme como hacen para revisar cientos de planilla Excel que se cargan manualmente y papeles en los escritorios. Claramente lleva mucho esfuerzo y es por eso que estamos acostumbrados a escuchar que los socios dicen “prendo la luz y apago la luz, es la forma que mi empresa funciona”.

La tecnología nos ayudará a tener procesos sistematizados, trazados donde la información fluye de actividad en actividad. Un sistema hace que las cosas sucedan en tiempo y forma y además podamos tener herramientas de control permanentes para verificar cualquier desvío.

Los sistemas transaccionales cuidan los procesos en su ejecución y aportan mucha información ONLINE para la operación. Además brindan informes gerenciales a todo nivel. Además de los sistemas transacciones como ERP que están muy preparados para el ordenamiento y control, podemos sumar la tecnología de RPA para robotizar actividades concretas como por ejemplo emitir automáticamente una Orden de Compra a un proveedor habitual ante la llegada del punto de pedido de un artículo significativo para la producción.

Lo central para cualquier dueño de empresa pyme es tener BAJO CONTROL la operación del negocio y que demande el esfuerzo acorde de su propio tiempo.

Teniendo la información adecuada para la toma de decisiones

¿Puede un piloto de carreras o de avión cumplir sus objetivos sin indicadores que transmitan información en tiempo real para tomar decisiones en micro segundos?

¿Puede un empresario PYME en un mundo globalizado acelerado disruptivo y complejo tomar decisiones asertivas para que la empresa crezca y gane más mercado, sin información permanente confiable y con valor a los temas centrales del negocio?

La información se volvió el activo más importante en una organización, que claramente valoriza a cada empresa.

Son muchos los impactos que tiene tener INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Todas las PYMES cuentan con información para operar. Nos debemos preguntar: ¿Cómo se hace y sobre que tecnología? ¿Cómo llega a los número 1? En la mayoría de los casos encontramos planillas de Excel departamentales (ventas, producción, administración, finanzas, etc) que luego los dueños reciben y deben confiar en esas celdas ingresadas manualmente. Es una forma de comenzar, sí. Pero debemos saber que ya estamos en condiciones de dar un salto de calidad en el manejo de la información de mi empresa.

Tener información para la toma de decisiones implica:

  1. Información de gestión de cada proceso. Ventas, finanzas, compras, producción, stock, contabilidad. Información gerencial para el día a día de la empresa.
  2. Información por indicadores. Lograr un tablero de control que monitorea los factores claves de éxito del negocio. Ejemplo, % de cobranzas sobre venta, días de cobranza promedio, días de pago promedio, etc
  3. Información corporativa mensual. Consideramos aquella información que se debe armar a corte de mes para entender la evolución de la empresa en Resultados, Financiero y Patrimonial. Realmente cuanto ganamos económicamente (la rentabilidad), que resultado financiero tenemos (superávit/déficit) y nuestra situación patrimonial de activos y pasivos.

Claramente existe tecnología para los tres ejes de información que necesita un dueño PYME. Los ERP y sistemas transacciones permiten dar información al punto 1 y en algunos casos 2 y 3. Hay ERP muy completos que pueden brindar toda la información.

Los BI (Business Intelligence) permiten elevar la calidad de explotación de información y vincular muchos sistemas para tener en 1 solo portal toda la información de gestión. Nacieron para dar información a los dueños y gerentes. Están muy preparados para trabajar por indicadores y generación de gráficos que nos da mucha amigabilidad en la lectura de los números de la organización.

El mundo se ha encargado de poner a disposición infinitas tecnologías para diversos temas, la caja de herramientas es verdaderamente grande y el armado de la arquitectura digital óptima es vital para cada organización y como empresarios pymes debemos recurrir a este recurso para lograr cambios significativos en el negocio y animarnos a transformarnos pensando en un futuro realmente disruptivo complejo y globalizado.

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