El ahorro en épocas de vacas flacas
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El ahorro en épocas de vacas flacas

El proceso de presupuestación y control es importante a la hora de atravesar crisis en las empresas.

Mucho se habla y otro tanto se ha escrito, y se sigue escribiendo, de la importancia de implementar un proceso de presupuestación y control presupuestario, tanto para ventas como para gastos/costos.

Otro tanto se escucha sobre la resistencia al cambio de quienes no lo implementan o del desprestigio de la palabra control.

El control como proceso o actividad es necesario, dado que es la mejor manera de detectar desvíos y poder tomar acciones correctivas para solucionarlos. En este sentido el control no es malo, ni mucho menos, sino que es una excelente herramienta para generar oportunidades de crecimiento.

Otro de los tabúes que se transmiten de generación en generación es que el control es sinónimo de una tarea que tiene como objetivo encontrar culpables y castigarlos, para ellos el control genera miedo, y el miedo paraliza. Sin embargo, es todo lo contrario.

No voy a explayarme demasiado respecto del proceso de presupuestación. No solo porque se puede encontrar mucha bibliografía sobre este tema sino además porque es posible buscar oportunidades de mejora, incluso sin tener un proceso de presupuestación. O al menos, se puede comenzar con un buen control de gastos, sin tener un presupuesto, y luego, cuando se empiezan a ver los resultados provenientes del control, se pueda empezar a encontrarle sentido al presupuesto.

¿Entonces, de qué estamos hablando cuando hablamos de control de gastos (y costos)?

Algo que es importante aclarar antes de empezar es que, para poder generar ahorros, ya sea para mejorar la situación económica o financiera de una empresa (para revertir una situación poco favorable), o para mejorar la rentabilidad si es que el negocio está en pleno crecimiento, el punto de partida inicial es la registración de todos y cada uno de los movimientos económicos y financieros que se hacen en la organización. Y cuando digo todos es todos.

Para esto lo ideal es contar con un buen sistema de gestión, conocidos como ERP (por su sigla en inglés “Enterprise Resource Planning”), o un buen sistema de registro en una planilla de cálculo (desde un Excel hasta una planilla de Google Drive) y por ende de un responsable del proceso de recolección y registro de información.

Muchas veces las empresas (y también las personas en sus economías domésticas) realizan una gran cantidad de gastos operativos, de diferentes montos, que individualmente van desde algunos pocos pesos hasta unos cuantos miles, los cuales se vuelven rutinarios, se automatizan y pasan a ser algo así como una costumbre. Es en ese momento donde aparecen las oportunidades.

Ahorrar $ 15 en la compra de una resma de papel, cuando se consumen 20 resmas por mes, puede generar un ahorro de $ 3.600 por año. Claro, parece poco, pero si encontramos unos diez casos como este, ya estamos hablando de $ 36.000 al año.

Hace algunos años trabajaba como Gerente de Administración y Finanzas para una empresa, y luego de implementar un proceso de presupuestos por departamento, bien completo y con el compromiso de la alta dirección, comenzamos a tener mucha información real de los gastos y de los desvíos generados entre lo real y lo presupuestado. En una segunda etapa comenzamos a analizar cada uno de los gastos de todas las áreas, empezando por las que representaban un mayor % respecto del total de gastos operativos.

En ese devenir encontramos que la empresa, desde sus inicios, por recomendación de “un experto” había decidido comprar un desodorante de ambientes que venía en un envase muy lindo, que tenía una fragancia exquisita y era de una excelente marca, pero con el pequeño detalle de ser importado. A todos les gustaba ese aroma, era como una marca registrada de la empresa, y nadie se preguntaba si la devaluación estaba provocando un impacto en los gastos por culpa del pobre e inocente aerosol.

Pero la realidad fue que encontramos un desodorante muy similar, de una marca no tan conocida y de origen nacional cuyo precio era la mitad de aquel que todos adoraban en silencio.

El resultado fue que, con ese control, análisis de alternativas y posterior cambio se generó un ahorro de $15.000 al año, y eso fue solo el comienzo de una serie de ahorros, que terminaron generando un número de 6 cifras en 12 meses.

Claro está que hay algunos límites a estas oportunidades, en algunos casos se podría ahorrar con la compra de un artículo, pero no sea conveniente hacerlo si es que ese insumo es uno de los pilares de algún atributo de nuestro producto que nos permite diferenciarnos de la competencia. O, al menos, en estos casos, se deberá buscar mantener la calidad a un precio menor, por ejemplo, buscando proveedores alternativos o renegociando precios (o plazos) con el proveedor actual.

En resumen, es necesario registrar los datos de cada compra (fecha, marca, precio, unidad de medida, cantidad, departamento solicitante, etc), analizar los patrones de consumo, si es posible por departamento, darle un seguimiento mensual (o al menos trimestral), comparar precios y buscar productos sustitutos y estar atentos a las oportunidades de ahorro que muchas veces están frente a nuestros ojos y no las vemos.

El ahorro es la base de la fortuna, dijo alguien alguna vez….

No seamos tan idealistas, quizá no hagamos una fortuna, pero quien me dice que un ahorro anual de $ 200,000 distribuidos por ejemplo en mayores beneficios para el personal no es un buen negocio?

En épocas de vacas flacas, compremos el mismo pasto a mejor precio.

*El autor es contador público, licenciado en Administración, docente universitario y director de la División Consultoría de Infogestión S.R.L.

El proceso de presupuestación y control es importante a la hora de atravesar crisis en las empresas.

15 de enero de 2019

Mucho se habla y otro tanto se ha escrito, y se sigue escribiendo, de la importancia de implementar un proceso de presupuestación y control presupuestario, tanto para ventas como para gastos/costos.

Otro tanto se escucha sobre la resistencia al cambio de quienes no lo implementan o del desprestigio de la palabra control.

El control como proceso o actividad es necesario, dado que es la mejor manera de detectar desvíos y poder tomar acciones correctivas para solucionarlos. En este sentido el control no es malo, ni mucho menos, sino que es una excelente herramienta para generar oportunidades de crecimiento.

Otro de los tabúes que se transmiten de generación en generación es que el control es sinónimo de una tarea que tiene como objetivo encontrar culpables y castigarlos, para ellos el control genera miedo, y el miedo paraliza. Sin embargo, es todo lo contrario.

No voy a explayarme demasiado respecto del proceso de presupuestación. No solo porque se puede encontrar mucha bibliografía sobre este tema sino además porque es posible buscar oportunidades de mejora, incluso sin tener un proceso de presupuestación. O al menos, se puede comenzar con un buen control de gastos, sin tener un presupuesto, y luego, cuando se empiezan a ver los resultados provenientes del control, se pueda empezar a encontrarle sentido al presupuesto.

¿Entonces, de qué estamos hablando cuando hablamos de control de gastos (y costos)?

Algo que es importante aclarar antes de empezar es que, para poder generar ahorros, ya sea para mejorar la situación económica o financiera de una empresa (para revertir una situación poco favorable), o para mejorar la rentabilidad si es que el negocio está en pleno crecimiento, el punto de partida inicial es la registración de todos y cada uno de los movimientos económicos y financieros que se hacen en la organización. Y cuando digo todos es todos.

Para esto lo ideal es contar con un buen sistema de gestión, conocidos como ERP (por su sigla en inglés “Enterprise Resource Planning”), o un buen sistema de registro en una planilla de cálculo (desde un Excel hasta una planilla de Google Drive) y por ende de un responsable del proceso de recolección y registro de información.

Muchas veces las empresas (y también las personas en sus economías domésticas) realizan una gran cantidad de gastos operativos, de diferentes montos, que individualmente van desde algunos pocos pesos hasta unos cuantos miles, los cuales se vuelven rutinarios, se automatizan y pasan a ser algo así como una costumbre. Es en ese momento donde aparecen las oportunidades.

Ahorrar $ 15 en la compra de una resma de papel, cuando se consumen 20 resmas por mes, puede generar un ahorro de $ 3.600 por año. Claro, parece poco, pero si encontramos unos diez casos como este, ya estamos hablando de $ 36.000 al año.

Hace algunos años trabajaba como Gerente de Administración y Finanzas para una empresa, y luego de implementar un proceso de presupuestos por departamento, bien completo y con el compromiso de la alta dirección, comenzamos a tener mucha información real de los gastos y de los desvíos generados entre lo real y lo presupuestado. En una segunda etapa comenzamos a analizar cada uno de los gastos de todas las áreas, empezando por las que representaban un mayor % respecto del total de gastos operativos.

En ese devenir encontramos que la empresa, desde sus inicios, por recomendación de “un experto” había decidido comprar un desodorante de ambientes que venía en un envase muy lindo, que tenía una fragancia exquisita y era de una excelente marca, pero con el pequeño detalle de ser importado. A todos les gustaba ese aroma, era como una marca registrada de la empresa, y nadie se preguntaba si la devaluación estaba provocando un impacto en los gastos por culpa del pobre e inocente aerosol.

Pero la realidad fue que encontramos un desodorante muy similar, de una marca no tan conocida y de origen nacional cuyo precio era la mitad de aquel que todos adoraban en silencio.

El resultado fue que, con ese control, análisis de alternativas y posterior cambio se generó un ahorro de $15.000 al año, y eso fue solo el comienzo de una serie de ahorros, que terminaron generando un número de 6 cifras en 12 meses.

Claro está que hay algunos límites a estas oportunidades, en algunos casos se podría ahorrar con la compra de un artículo, pero no sea conveniente hacerlo si es que ese insumo es uno de los pilares de algún atributo de nuestro producto que nos permite diferenciarnos de la competencia. O, al menos, en estos casos, se deberá buscar mantener la calidad a un precio menor, por ejemplo, buscando proveedores alternativos o renegociando precios (o plazos) con el proveedor actual.

En resumen, es necesario registrar los datos de cada compra (fecha, marca, precio, unidad de medida, cantidad, departamento solicitante, etc), analizar los patrones de consumo, si es posible por departamento, darle un seguimiento mensual (o al menos trimestral), comparar precios y buscar productos sustitutos y estar atentos a las oportunidades de ahorro que muchas veces están frente a nuestros ojos y no las vemos.

El ahorro es la base de la fortuna, dijo alguien alguna vez….

No seamos tan idealistas, quizá no hagamos una fortuna, pero quien me dice que un ahorro anual de $ 200,000 distribuidos por ejemplo en mayores beneficios para el personal no es un buen negocio?

En épocas de vacas flacas, compremos el mismo pasto a mejor precio.

*El autor es contador público, licenciado en Administración, docente universitario y director de la División Consultoría de Infogestión S.R.L.

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